2023/07/24

賞状の作成もAIで！？ChatGPTの活用方法・コツと注意点まとめ

表彰式は社員の達成を正当に評価し、感謝の意を適切に伝えるという重要な役割を果たす場です。

文章は褒め称えるだけでなく、社員の士気を引き立て、成果を追求する意欲を促す効果もあり、賞状や表彰状を作成する仕事は企業文化を形成し、団結力を強化する上で重要な役割を果たしています。

しかし、感謝の気持ちを込めた上で、心に響く文章を作成するのは非常に難しいです。

さらに言葉遣い、表現、トーンなど、細部まで考慮する必要事項が沢山あります。

日々の業務に忙殺される中、総務部門の皆さんにとって、賞状や表彰状の文章作成は一筋縄ではいかない作業でしょう。

そこで今回は、最近話題のChatGPTを使って、賞状の文章作成を効率化する手法を検証しました。ChatGPTに指示を出す極意や、実際のプロンプト例なども紹介致しますので、仕事効率化の足掛かりにしていただけると幸いです。

賞状制作にChatGPTを利用するメリット

ChatGPTを活用して賞状の文章を作成するのには様々なメリットがあります。

まずは本賞状作成サービスでChatGPTを活用する利点について解説します。

簡単かつ迅速な作成

ChatGPTと賞状作成ツールを利用することで、手動で文面を考える手間や時間を節約できます。素早く、効率的に賞状を完成させることができます。

品質の保証

AIモデルが大規模なデータセットで訓練されているため、生成される文面は文法的に正確で読みやすいものとなります。

クリエイティブな表現

ChatGPTは異なる表現や言い回しを用いて独創的な文面を提供します。プロンプトを調整することで、特別な瞬間にふさわしい感動的な賞状を作成することも可能です。

言語の多様性

ChatGPTおよび賞状作成ツールは多くの言語に対応しているため、異なる言語での賞状作成もサポートされます。グローバルなイベントや受賞者に対しても利用できます。

統一性の確保

本賞状作成サービスを使用すると、１度作成した文面を保存することで複数の賞状を作成しても文体や表現が統一された賞状を作成できます。

誤りの回避

人手による作成では見落としがちな文法の誤りやタイプミスなどが回避され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

個別カスタマイズ

文章を生成するプロンプトを編集することで、受賞者やイベントに合わせたカスタマイズが容易に行えます。受賞者への心温まるメッセージを追加することも可能です。

常に改善される技術

ChatGPTをはじめとしたAI技術は絶えず進化しており、賞状作成ツールも定期的にアップデートされてさらなる改善が行われています。

ChatGPTを使って賞状用文章のプロンプトを作るコツ

プロンプトとは、AIに対しての指示や問いかけのことを指します。

賞状の文章作成にChatGPTを利用する際、いかに精度の高いプロンプト文でAIに問いかけるかによって成果のほとんどが決定します。

具体的かつ詳細なプロンプトを作成することで、期待通りの文章の生成が容易になります。

それでは、プロンプト文を作る際の要点を細かくみていきましょう。

ポイント①：指示要件、条件、具体的な内容を明確にしましょう

プロンプトは具体的であるほど、より良い結果が得られます。

対象者の役職や達成した業績、求める文体や言葉遣いなど、具体的な情報を伝えることで、より適切な文章が生成されます。

例えば「今年の売上目標を大きく上回った部長への表彰状を作成してください」「感謝の意を込めつつ、丁寧な言葉遣いで書いてください」のように指定すると、AIは具体的な状況を理解し、その内容に基づいて文章を生成します。

「何をしてほしいか」「どんな前提条件の枠組みの中で考えてほしいのか」「どういう文体で、どんなニュアンスを加えてほしいか」を明確にしたプロンプトを作りましょう。

ポイント②：ChatGPTが理解しやすい構文を使いましょう

ChatGPTの特性を知り、明快で正確な文を用いることも重要です。

ChatGPTは明快な指示を理解しやすいため、要求する結果を具体的に述べ、必要なら要求する文の構造まで指定すると良いでしょう。

ここからは少しテクニカルな話になりますが、実はChatGPTが理解しやすい構文が存在します。

プログラミング的な観点から見ると、ChatGPTへの指示は一種の「コード」であり、AIに特定のタスクを行わせるためのコマンドと考えることができます。

そのため、文章で長々と質問を投げるよりも”型”や”フォーマット”を利用した方が意向が伝わりやすいです。

例）賞状や辞令を作るとき

###指示
あなたは、会社の人事部で働いています。
会社から社員に送る●●の文章例を考える立場です。
●●の例文をそれぞれアレンジして別の例を●個つくって。

###例文
（例文をいくつか掲載する）

###条件
・敬語を使用し、堅めのトーンで文章を作成する
・最後の言葉は「表彰いたします」などとする
・社名、氏名などの個人情報は一切含めない
・メール文ではないので、「拝啓」や「敬具」は絶対に使わない
・句読点は使用しない
・事実を称えるので「～してきました」「～しております」という冗長な文は使用しない

###出力形式
・日本語のテキスト形式で100字以上110字以内を厳守する

このような型を活用して質問を投げると、長文を書くよりも良い回答が得られる可能性が高くなります。

ポイントは指示、例文、条件、出力形式を分けて伝えることです。これにより、作り手の意図がより明確に表現できます。

ポイント③：思い通りの文章にならない場合は、対話形式で指示を出しましょう

ChatGPTは１度の操作で答えを出すよりは、対話形式により文章を改善し、欲しい文章をつくり出していく手法が向いています。

ChatGPTは対話型AIのため、同じスレッドの範囲内で、前のやり取りを記憶しています。

そのため「もう少し○○なニュアンスを加えて」という指示を出した際でも、それまでの文脈を踏まえた上での回答を返してくれます。

実際のプロンプトの例

ここからは、実際に活用できるプロンプトの例を提示していきます。

① 永年勤続者へのプロンプト

###指示
あなたは、会社の人事部で働いています。
会社から社員に送る永年勤続者賞状の文章例を考える立場です。
永年勤続者を称える例文をそれぞれアレンジして別の例を●個つくって。

###例文
例1
あなたは入社以来永年に亘り職務に精励され社業の発展に貢献されました　よってこれを表彰いたします

例2
あなたは入社以来十年にわたって当社業績の発展に寄与されました　よってここにその功績に感謝し金一封を贈りこれを表彰いたします

例3
あなたは入社以来十年を誠実に勤続され社業の発展に大きく貢献されました　依ってここに感謝の意を表し記念品を贈り之を表彰します

例4
あなたは組合発展のため永年にわたり尽力されましたよってその功労をたたえ記念品を贈呈しここに表彰いたします

例5
あなたは入社以来五年勤続しこの間職務に精励され社業の発展に寄与されましたことは他の模範とするところでありますよってここに金一封を贈呈しこれを表彰します

###条件
・敬語を使用し、堅めのトーンで文章を作成する
・最後の言葉は「表彰いたします」とする
・社名、氏名などの個人情報は一切含めない
・メール文ではないので、「拝啓」や「敬具」は絶対に使わない
・句読点は使用しない
・事実を称えるので「～してきました」「～しております」という冗長な文は使用しない

###出力形式
・日本語のテキスト形式で100字以上110字以内を厳守する

②代理店、特約店へのプロンプト

###指示
あなたは、会社のフランチャイズ部門で働いています。
代理店、特約店の次の成績優秀者を称える例文をそれぞれアレンジして別の例を●個つくって。

###例
例1：
昨年度の販売実績において貴店の成績は全国地区中最も優秀であり当社の業績向上に大いに貢献されました貴店の絶え間ない熱意と努力に感謝し記念品を添えて表彰いたします

例2：
貴社は長年にわたり当社製品の普及と販売網の拡大に尽力され当社の成長に大きく貢献されました創立記念日にあたりその功績を讃え表彰いたします

例3：
貴支店は開設以来地域の中心的存在として活動し当社の発展に多大な貢献を果たされました創立記念日にあたりその精力的な協力に深い感謝の意を表し記念品を贈り表彰いたします

例4：
あなたは常に当社製品の普及に尽力され特に新製品の販売において全体中最も優秀な成績を収められました深い感謝の意を表し記念品を贈り表彰いたします

例5：
貴社は初回販売コンテストにおいて非常に優秀な成績を達成されましたその販売への努力と熱意を讃え表彰いたします

###条件
・賞状の内容は100字以上110字以内を厳守する
・敬語を使用し、堅めのトーンで文章を作成する
・最後の言葉は「表彰いたします」とする
・社名、氏名などの個人情報は一切含めない
・メール文ではないので、「拝啓」や「敬具」は絶対に使わない
・句読点は使用しない
・事実を称えるので「～してきました」「～しております」という冗長な文は使用しない

③災害防止者表彰のプロンプト

###指示
あなたは、●●（ジャンル）会社の●●（職種）として働いています。
安全活動に貢献し、災害を起こさなかった人を称える例文をそれぞれアレンジして別の例を●個つくって。

###例文
例1：
あなたは日々の業務において安全意識を持ち続け無事故の記録を保持しておりますその模範的な行動は他の職員にも影響を与えておりますその功績を讃え記念品を贈り表彰いたします

例2：
あなたは常に安全運転を心掛け交通事故防止に尽力されておりますその努力を称え交通安全運動において記念品を贈り表彰いたします

例3：
貴社は全体で安全運動に取り組み安全管理体制の強化や安全教育の充実を推進され優れた成績を達成されましたその栄誉を讃え表彰いたします

例4：
貴社は安全の重要性を認識し作業安全を心掛け労働災害防止に努力されその功績は他の模範と認められますその功績を讃え記念品を贈り表彰いたします

例5：
あなたは安全衛生の重要性を認識し常に安全衛生を心掛け災害防止に尽力されておりますその努力を称え記念品を贈り表彰いたします

###出力形式
・日本語のテキスト形式で100字以上110字以内を厳守する

プロンプト改善のポイント

仮にプロンプトを使った場合であっても、期待通りの回答を得ることができなかった際は、追加の指示を出してみましょう。

「回答例をあと3つ考えてほしい」「文字数を○○にしてほしい」などの指示は汎用性が高い為、推奨します。

作りたい賞状の目的に応じて、プロンプトの内容もカスタマイズしてみましょう。

ChatGPTを使って文章を作る際の注意点

ChatGPTを利用して文章を作成した場合の注意点を最後にまとめていきます。

文章に違和感がないか確認しましょう

ChatGPTが進化するスピードは目覚ましいですが、人間が読んだ時に違和感のある文章を生成する場合も少なくありません。

実際に読んだ際に違和感を感じた部分は、人の手で修正する必要があります。

事実確認をしましょう

ChatGPT（ver.3.5）は現在2021年9月までのウェブ上の情報を元に文章を作成しています。

そのため、情報がやや古い場合もあります。（ただし、有償版でプラグインを追加するとウェブ上の検索も可能になります。）

また、書かれている内容がすべて正しいわけではない為、事実に反しているかどうかについて人が確認する必要があります。

AIは文章の作成の補助を担います。一方で、出来上がったアウトプットに対して最終的に責任を取るのは人です。

文字数に関して

ChatGPTは、日本語でも具体的な文字数を指示することで、文字数を考慮した文章の作成ができます。

一方で、文字指定に反した回答が返ってくる場合もあります。文字数が不足している場合や過剰な場合は、その都度指示を出す、または手作業で確認し変更する必要があります。

機密事項、個人情報の取り扱いに注意しましょう

企業が情報を扱うときには、セキュリティやプライバシーを保護し、不適切な使用や不正なアクセスから情報を保護する必要があります。

具体的には、①「情報の保管と使用」②「情報の削除」③「法律と規制」に注意する必要があります。

AIは機密情報や個人情報を扱うため、その情報は安全に保管され、適切に利用されるべきです。例えば、受賞者の名前やその他の詳細をAIに入力する際、入力しないか、情報が第三者に漏れないことが担保された環境かどうか確認する必要があります。
賞状が作成された後、不要な個人情報は適切に削除または匿名化する必要があります。これは、情報が不適切に利用されるのを防ぐためです。
特定の地域や国には、個人情報の取り扱いに関する特定の法律や規制が存在します。企業はこれらの法律や規制を遵守する必要があります。日本では、「個人情報の保護に関する法律」が存在し、個人情報の取り扱いに関して厳格な規則を定めています。

ChatGPTでは、入力した情報をOpenAIに提供を不許可に設定することも可能です。

まとめ

今回の記事では賞状作成にあたってのChatGPTの活用方法を紹介しました。

賞状の文章作成は繊細な作業ですが、ChatGPTはその作業負担の一部を軽減し、より的確な文章を生み出すアシストを担うことができます。

プロンプトの作り方のコツとしては、具体的かつ明快な指示を出すこと、過不足のない文脈を提供すること、そして必要に応じて対話により改善することが重要です。

ChatGPTは、これらの指示に基づいて効果的な結果を生み出します。

ChatGPTをツールとして活用するには、最終的な責任は人にあることを念頭に置き、必要に応じて調整を行うことが重要です。その結果最良の結果を得ることが出来るでしょう。

AIの活用は時代のトレンドであり、我々の業務を助ける新たなパートナーです。

上手に活用し、より良い働き方を実現していきたいですね。

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